Condiciones por producto · 05
Condiciones Particulares de la App de Salud NexToCloud HealthCare
NexToCloud HealthCare, la app de salud de NexToCloud · healthcare.nextocloud.ai · NTC CAPITAL HOLDING S.A.S. · NIT 902.096.121-7 Versión 2.0 · Vigente desde: 20 de octubre de 2026 · Última actualización: 20 de octubre de 2026
1. Qué es HealthCare#
1.1. NexToCloud HealthCare ("HealthCare" o la "App de Salud"), disponible en https://healthcare.nextocloud.ai y sus aplicaciones móviles, y denominada anteriormente NextoCare, es el módulo de la Plataforma para la gestión administrativa y operativa de prestadores de servicios de salud (IPS, consultorios, clínicas y profesionales independientes). Según el Plan, incluye, entre otras funciones: agendamiento y gestión de citas, confirmaciones y recordatorios, reagendamiento, gestión de autorizaciones ante aseguradoras, gestión de PQRS, operación de call center y reportería.
1.2. Lo que HealthCare no es. Salvo contratación expresa de un módulo que lo establezca:
a) No es historia clínica electrónica en los términos de la Resolución 1995 de 1999 y la Ley 2015 de 2020, ni sistema de información para el registro de la atención clínica. b) No es un dispositivo médico ni software con finalidad diagnóstica, terapéutica o de soporte a decisiones clínicas en los términos del Decreto 4725 de 2005. c) No es un servicio de telesalud o telemedicina, ni un canal de atención de urgencias. d) No es un sistema de facturación electrónica en salud ni de generación de RIPS.
2. Responsabilidades del Cliente como prestador de salud#
2.1. Habilitación. El Cliente declara contar con la habilitación, inscripciones y licencias exigidas para prestar servicios de salud, y es el único responsable de la atención que presta.
2.2. Datos sensibles. Los datos de salud son sensibles. El Cliente debe obtener de cada paciente la autorización expresa para su tratamiento y para ser contactado por los canales que use mediante la Plataforma (WhatsApp, llamadas, SMS, correo), informando que la atención puede apoyarse en agentes automatizados. NexToCloud ofrece una plantilla de aviso y autorización que el Cliente puede adaptar; el contenido final y su implementación son responsabilidad del Cliente.
2.3. Historia clínica y conservación. El Cliente es responsable de llevar la historia clínica de sus pacientes y de conservarla por el término legal (Resolución 839 de 2017) en los sistemas que corresponda. Los respaldos de la Plataforma sirven para recuperación ante incidentes y no constituyen archivo de conservación de historia clínica.
2.4. Contenido asistencial. El Cliente define y aprueba el contenido de las plantillas, mensajes, preparaciones de procedimientos e indicaciones que se envían a los pacientes, y responde por su exactitud clínica.
2.5. Personal y terceros. El Cliente responde por las personas que habilita en la Plataforma, incluido su personal asistencial y administrativo y los terceros que le presten servicios (por ejemplo, call centers externos), y por que cada uno acceda solo a la información necesaria para su función.
2.6. Derechos de los pacientes. El Cliente atiende las solicitudes de los pacientes sobre sus datos y sobre la atención. NexToCloud le trasladará cualquier solicitud que reciba directamente.
3. Urgencias#
3.1. Los canales automatizados de HealthCare no son canales de urgencias ni de orientación médica. El Cliente se obliga a configurar sus mensajes para que indiquen a los pacientes que, ante una urgencia, deben acudir al servicio de urgencias más cercano o comunicarse con la línea de emergencias 123.
3.2. Si un paciente manifiesta una urgencia por un canal de HealthCare, el flujo debe derivar el caso a personal humano del Cliente o remitir al paciente a los canales de urgencia. NexToCloud no responde por la atención de urgencias ni por la demora del Cliente en atender los mensajes que reciba.
4. Agentes de IA en salud#
4.1. Los agentes de IA de HealthCare se limitan a funciones administrativas configuradas por el Cliente: confirmación, cancelación, reagendamiento, información logística (sede, horario, preparación general aprobada por el Cliente) y clasificación de solicitudes.
4.2. Los agentes no emiten diagnósticos, conceptos médicos, prescripciones ni recomendaciones de tratamiento, y están configurados para derivar a personal humano cualquier consulta clínica.
4.3. Las demás reglas se rigen por las Condiciones de Inteligencia Artificial.
5. Integraciones con aseguradoras y sistemas de terceros#
5.1. Cuando el Cliente solicita automatizar consultas o trámites en portales de aseguradoras, EPS u otros terceros (por ejemplo, validadores de autorizaciones) usando sus propias credenciales, el Cliente declara que está autorizado por el titular del portal para ese uso y que las credenciales le pertenecen.
5.2. Estas integraciones dependen de sistemas que NexToCloud no controla. Los cambios, bloqueos o indisponibilidades de esos sistemas no constituyen incumplimiento de NexToCloud ni computan para el SLA. El Cliente debe verificar el resultado de las consultas automatizadas antes de tomar decisiones de atención o facturación.
5.3. Las integraciones con sistemas de origen del Cliente (por ejemplo, migraciones desde otro software) se ejecutan con base en la información y los accesos que el Cliente entrega, quien garantiza su licitud y calidad.
6. Registros y trazabilidad#
6.1. La Plataforma conserva el registro de las comunicaciones con los pacientes (mensajes, estados de entrega y lectura, respuestas, acciones del agente de IA y del personal), que el Cliente puede consultar como soporte de su gestión.
6.2. Las notas de cierre de atención registradas en la Plataforma no se pueden editar después de guardadas, para preservar su integridad.
6.3. La exportación a archivo de datos personales de pacientes requiere un permiso específico y queda registrada (usuario, fecha y contenido exportado).
7. Módulos clínicos futuros#
Si el Cliente contrata un módulo que involucre historia clínica, telesalud, RIPS o facturación en salud, se aplicarán condiciones particulares adicionales, que actualizarán este documento y el Acuerdo de Tratamiento de Datos en categorías de datos, medidas de seguridad, conservación y obligaciones normativas.
Documento versionado. Las versiones anteriores se conservan en nextocloud.ai/legal.