Confianza y seguridad · 09
Política de Seguridad de la Información
NexToCloud · NTC CAPITAL HOLDING S.A.S. · NIT 902.096.121-7 Versión 2.0 · Vigente desde: 20 de octubre de 2026 · Última actualización: 20 de octubre de 2026
1. Compromiso#
NexToCloud trata la seguridad como parte del producto. Sus objetivos son proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de los clientes, cumplir la Ley 1581 de 2012 y mejorar los controles de forma continua.
2. Aislamiento real por cliente#
2.1. Cada Cliente tiene una base de datos propia y exclusiva, aislada de la de cualquier otro cliente. Un incidente en el espacio de un cliente queda contenido en su base, y una restauración afecta solo a ese cliente.
2.2. Identidad firmada. La identidad de cada usuario (quién es, a qué organización pertenece y qué rol tiene) viaja en un token firmado criptográficamente que la Plataforma verifica en cada solicitud. La base de datos a la que se conecta cada operación se deriva de ese token; ningún usuario puede elegirla ni alterarla.
2.3. Autorización en el servidor. Los permisos se validan en el servidor en cada operación, no solo en la interfaz. Los roles (Propietario, Administrador, Editor y roles personalizados) permiten aplicar el principio de mínimo privilegio.
2.4. Validación en cada solicitud. Cada servicio valida la identidad y la suscripción en cada solicitud, y las llamadas desde la aplicación pasan por una pasarela de API.
3. Cifrado#
- En reposo: bases de datos y respaldos cifrados con AES-256. El almacenamiento de respaldos no admite acceso anónimo.
- En tránsito: TLS 1.2 o superior en todas las conexiones; el tráfico web viaja por HTTPS.
- Credenciales: las credenciales de integraciones del Cliente (por ejemplo, WhatsApp o correo) se guardan cifradas, con llaves custodiadas en una bóveda de secretos.
4. Credenciales, secretos y accesos#
- Los servicios se conectan a las bases de datos mediante identidades administradas, sin usuarios ni contraseñas en el código o la configuración.
- Los secretos se custodian en una bóveda con protección contra borrado y purga.
- Los accesos del personal de NexToCloud a la infraestructura son nominales, con autenticación multifactor y mínimo privilegio, y se revisan periódicamente y cada vez que cambia una identidad con acceso.
- Las aplicaciones pueden leer y escribir datos, pero no modificar la estructura de las bases ni otorgar permisos.
5. Trazabilidad#
- Se registran los eventos de autenticación, los cambios sobre los datos y las acciones relevantes.
- La exportación de datos personales a archivo requiere un permiso específico y queda registrada (quién, cuándo y qué).
- Ciertos registros de la operación, como las notas de cierre de atención, no son editables después de guardados.
6. Respaldos y continuidad#
6.1. La información de cada Cliente está protegida por tres capas de respaldo independientes:
| Capa | Frecuencia | Retención | Protege contra |
|---|---|---|---|
| Restauración a un punto en el tiempo | Continua (registro de transacciones cada pocos minutos) | 7 días | Borrados accidentales, errores de usuario, corrupción lógica |
| Retención de largo plazo | Semanal y mensual | 4 semanas (semanal) · 12 meses (mensual) | Incidentes detectados tarde |
| Copia independiente fuera de la base | Diaria | 90 días | Pérdida del servidor, compromiso de la cuenta, desastre regional |
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6.2. La copia diaria se almacena en un almacenamiento geo-redundante, replicado a una segunda región.
6.3. Vigilancia. Si un respaldo falla, se genera una alerta automática; una segunda alerta independiente avisa si transcurren treinta (30) horas sin un respaldo exitoso.
6.4. Objetivos de recuperación:
| Escenario | Pérdida máxima de datos (RPO) | Tiempo objetivo de recuperación (RTO) |
|---|---|---|
| Error o borrado dentro de los últimos 7 días | ≤ 15 minutos | 4 horas |
| Incidente detectado después de 7 días | Hasta el último respaldo semanal o mensual | 8 horas |
| Pérdida del servidor o de la región principal | ≤ 24 horas | 24 horas |
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6.5. Las restauraciones se ejecutan primero sobre una base paralela, que se valida con el Cliente antes de reemplazar la base en uso.
6.6. Las restauraciones solicitadas por causas no imputables a NexToCloud (por ejemplo, borrados masivos por usuarios del Cliente) se ejecutan dentro de estos tiempos hasta dos (2) veces por año sin costo; las adicionales se cotizan como servicio profesional.
7. Infraestructura#
7.1. La Plataforma opera sobre Microsoft Azure, en la región East US 2 (Estados Unidos), con copia de respaldo replicada en Central US (Estados Unidos). Microsoft Azure cuenta con certificaciones ISO/IEC 27001, 27017 y 27018 e informes SOC 1, 2 y 3; estas certificaciones cubren la infraestructura del proveedor de nube, y los controles de la aplicación son responsabilidad de NexToCloud.
7.2. La infraestructura se define como código, con controles que impiden la eliminación accidental de bases de datos y respaldos, y con monitoreo y alertas sobre disponibilidad, latencia, errores y capacidad.
8. Desarrollo seguro#
- Revisión de cambios antes de su despliegue y separación de ambientes de desarrollo, pruebas y producción.
- Los ambientes de desarrollo y pruebas no usan datos personales reales de clientes, salvo datos anonimizados o autorización escrita del Cliente.
- Gestión de dependencias y actualización de componentes con vulnerabilidades conocidas.
9. Personas#
- El personal y los contratistas con acceso a información suscriben acuerdos de confidencialidad.
- Los accesos se otorgan según la función y se retiran al terminar la relación.
10. Gestión de incidentes#
NexToCloud mantiene un procedimiento de gestión de incidentes que comprende detección, contención, análisis, recuperación y lecciones aprendidas. Los incidentes que afecten datos personales de un Cliente se le notifican dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a su confirmación, conforme al Acuerdo de Tratamiento de Datos.
11. Responsabilidades compartidas#
| NexToCloud | El Cliente |
|---|---|
| Operar, respaldar y proteger la Plataforma y la base de datos exclusiva del Cliente. | Administrar sus usuarios, roles y permisos. |
| Ejecutar las restauraciones en los plazos de esta Política. | Custodiar las credenciales y reportar de inmediato cualquier acceso indebido. |
| Notificar los incidentes que afecten su información. | Definir los tiempos de conservación que le exige su normativa sectorial. |
| Entregar, a solicitud y una vez al año, evidencia razonable del cumplimiento de esta Política. | Conservar por sus propios medios los archivos que la ley le exija conservar a largo plazo (por ejemplo, historia clínica). |
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12. Reporte responsable de vulnerabilidades#
Si identifica una posible vulnerabilidad, escriba a privacidad@nextocloud.ai con el asunto "Reporte de seguridad", con la descripción y los pasos para reproducirla. Le pedimos no acceder a datos de terceros, no degradar el servicio y no divulgar la vulnerabilidad hasta que haya sido corregida. Las pruebas activas sobre la Plataforma requieren autorización previa y escrita (Política de Uso Aceptable).
Documento versionado. Las versiones anteriores se conservan en nextocloud.ai/legal.